Usability: Ja, bitte!

Usability ist einer der am wenigstens messbaren, aber für den Erfolg einer Digitalisierungslösung kaum zu unterschätzenden Faktoren. Viele Eigenschaften von Software und Hardware sind klar bestimmbar: Werden die Daten sicher gespeichert? Funktioniert die Software mit unseren Systemen? Kann eine bestimmte Maschine angebunden werden? Für einen Computer lassen sich diese Fragen durch Bits und Bytes beantworten. Für die Menschen, die die Lösung bedienen sollen, ist die Antwort viel subjektiver.

Usability bedeutet, wie leicht es für einen Menschen ist, das Produkt zu benutzen. Ein Kugelschreiber z.B. hat eine sehr hohe Usability. Aber was ist die Usability einer Digitalisierungslösung und warum ist das wichtig, solange das System technisch funktioniert? Doch gerade für mittelständische Unternehmen spielt Usability eine entscheidende Rolle.

Merkmale guter Usability

Auch wenn sich Usability nicht direkt messen lässt, so gibt es doch einige Merkmale, auf die man bei der Auswahl einer Digitalisierungslösung achten kann:

• Der Aufbau der Lösung orientiert sich an den Abläufen in der Produktion und nicht an den internen Notwendigkeiten der Software. Ein Button wird z.B. angezeigt, weil er für den aktuellen Produktionsschritt wichtig ist, und nicht, weil der Programmierer sonst nicht wusste wohin mit ihm.
• Bedienelemente (z.B. Buttons in der Software oder Schalter an einer Hardware) sind so beschriftet, dass ihre Funktion eindeutig und offensichtlich ist.
• Die Software und Hardware arbeiten so schnell, dass der Anwender nicht unnötig auf sie warten muss. Ansonsten ist es frustrierend, wenn das System länger für einen Arbeitsschritt benötigt als der Mitarbeiter.
• Das System ist in der Sprache der Anwender verfügbar. Auch wenn Englisch weit verbreitet ist, steigt die Usability für viele Mitarbeiter, wenn das ganze System auch in Deutsch ist.
• Das System kann an der richtigen Stelle in der Produktion eingesetzt werden. Wenn schon ein PC-Platz vorhanden ist, kann es dort aufgerufen werden. Aber auch ein Aufruf auf einem Tablet oder Smartphone ist möglich.
• Die Daten sind mit anderen Systemen im Betrieb synchronisiert. Auftrags-, Vorgangs- und Materialnummern werden durchgängig einheitlich verwendet. Die Mitarbeiter müssen die Daten nicht in dem einen System abtippen, um sie dann im anderen System einzugeben.

Mehrbelastung ausgleichen

Digitalisierung lässt sich nicht ohne Änderungen in den Arbeitsabläufen realisieren. Es kommt also Aufwand in bestimmten Bereichen hinzu mit dem Ziel, den Aufwand in anderen Bereichen zu reduzieren. Je geringer die Mehrbelastung ist, desto höher fällt der Nutzen der Digitalisierung aus. Wenn somit die Software leicht und ohne Missverständnisse zu bedienen ist und die Hardware einfach angebunden werden kann, stellt sich der Erfolg der Digitalisierung leichter an, als wenn die Software die Mitarbeiter jeden Tag vor Rätsel stellt und die Hardware nur mit großem Aufwand ans Laufen gebracht werden kann.

Große Industrieunternehmen können auf digitalisierte Abläufe faktisch nicht verzichten, Usability hin oder her. Natürlich ist für sie Usability genauso von Vorteil wie für kleine und mittlere Unternehmen, doch bei ihnen stellt sich die Frage nach dem „ob“ nicht. Außerdem verfügen sie über die Finanzmittel, mögliche Probleme bei der Usability entweder auszubessern oder durch mehr Schulungen, etc. zu kompensieren.

Kleine und mittlere Industrieunternehmen stehen hingegen für den Entscheidung, ihre Prozesse wie bisher weiterzuführen (was auch immer geklappt hat, aber nicht mehr optimal ist) oder in die Digitalisierung zu investieren (was viel verspricht, aber auch erstmal die gewohnten Abläufe verändert). Hier stellt sich die Frage nach dem „ob“ durchaus und die Entscheidung wird häufig durch das „wie“ der Digitalisierung geprägt. So investieren Unternehmen lieber in Lösungen mit einer hohen Usability, weil die Mitarbeiter dann die Vorteile besser umsetzen können.

Schulungskosten sparen

Bei der Einführung einer neuen Digitalisierungslösung ist der Fokus auf dem Projekt noch sehr noch. Jeder ist neugierig, was sich verändert, was besser werden wird und wie man die Lösung in die Arbeitsabläufe integriert. In dieser Phase werden Mitarbeiter vermutlich auch aktiv Schulungen oder Einführungen fordern und die Projektleitung wird sie ebenfalls wollen, weil nur so das Projekt einen langfristigen Erfolg verspricht.

Doch bei den meisten Projekten wird im Zweifel an der Schulung gespart. Entweder werden nur wenige Mitarbeiter geschult, die ihr Wissen dann weitergeben sollen, oder es wird nur eine einmalige Schulung angeboten ohne die spätere Gelegenheit zur Auffrischung und für Fragen. Wenn das Produkt eine schlechte Usability aufweist, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass auch die anfänglichen Schulungen nur wenig helfen, das Kosten-Nutzen-Verhältnis positiv zu beeinflussen. Bei einer guten Usability ist vieles selbsterklärend und die Schulungen haben noch über einen längeren Zeitraum Wirkung.

Bei der Schulung sollte man sich aber nicht nur auf die Produktionsmitarbeiter beschränken. Mit einer Digitalisierungslösung haben noch mehr Mitarbeiter regelmäßige Berührungspunkte: Auswertungen, Stammdatenpflege, angrenzende Systeme. Wenn diese Anwender keine Schulung erhalten, müssen sie selbst versuchen, mit dem System zurecht zu kommen. Dabei entsteht häufig eine Eigendynamik, die nicht dem ursprünglichen Konzept und der Zielsetzung entspricht. Dann bilden sich Abläufe, Gewohnheiten und dauerhafte Fehler, die sich später nur schwer korrigieren lassen. Usability hilft auch hier, einen möglichst großen Nutzen aus der Digitalisierung zu gewinnen.

Fazit

Neben den harten Fakten bei einem Digitalisierungsprojekt ist die Usability ein weicher, aber nicht weniger wichtiger Faktor, damit sich die gewünschten Erfolge einstellen. Bei hoher Usability steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit die Ziele der Digitalisierung umsetzen, und gleichzeitig steigert sie die langfristige Wirkung von Schulungen.